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オフィスに来客対応用の部屋を用意する利点とは?

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*来客対応用のスペースにはどんなタイプがあるの?

一口に来客対応スペースと言っても、いろいろなタイプがあります。

・間仕切りタイプ
普段スタッフが仕事をしている部屋(執務スペース)の一角をパーテーションなどで間仕切りして、応接用のテーブルや椅子、ソファなどを置くタイプ。

・受付カウンタータイプ
執務スペースと繋がっている場合が多いですが、カウンターへと直接やってきた来訪者を担当スタッフが出迎え、そのままカウンターで対応するタイプ。

・独立した応接室タイプ
スタッフたちが働く部屋とは別の独立した部屋を来客対応用に使用するタイプ。来客の数や頻度によって何部屋か備えられ、会議室と併用しているところもあります。

上記以外にも、業種や業務内容ごとにさまざまな方法で来客に対応しています。どのタイプでも利点や欠点を考慮して設置することが必要です。

*独立した応接室を設ける利点とは?

執務スペースから独立している来客対応用の部屋には、他にはない利点があります。

まず、防音効果です。パソコンのタイピング音、会話、電話の呼び出し音…執務スペースはいつも音が溢れています。そのすぐ横に応接スペースがあると大事な商談に集中できませんし、中には来客に対して失礼になることもあります。別室ならその心配もないでしょう。

次に、情報漏えい防止効果です。これは防音とも関係があり、来客があった際に最も重要と言っても過言ではないでしょう。来客は常に何らかの情報を持っていて、誰かの個人情報だったり重要なプロジェクトなどの企業秘密だったりと漏れては困るものも少なくありません。また、自社にも来客に漏らしたくない情報があるものです。互いに情報が漏れないようプライバシーを大切にしている企業には来客の信頼も厚くなります。

また、大きなソファやコートハンガーなど来客用の家具を置く場所を十分確保できるのも応接室の利点です。

*レンタルオフィスの応接室にはどんなサービスがあるの?

レンタルオフィスの中には応接室も利用できるところがあります。しかも、ただ部屋を借りるだけではなく、あらかじめさまざまな設備やサービスが用意されたものもあり、商談の成立や企業のイメージアップに繋がっています。

利用者で共有する応接室の場合は予約が必要です。また、サービスには有料のものがありますので、利用時にチェックしておきましょう。

【レンタルオフィスの便利な応接室サービス例】
・おしゃれなブランド家具の椅子やソファ、テーブルを使用。
・急な人数追加に対応できるよう補助椅子を準備。
・プロジェクターやスクリーンの貸出。
・大人数を収容できる会議室タイプ。
・秘書サービス付きで依頼するとドリンクを運んでもらえる。