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レンタルオフィスに「秘書」!?その内容とは?

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*企業における秘書の必要性とは

秘書にはバリバリのビジネスマン・キャリアウーマンというイメージがあり、会社の総務全般をこなす「総務の専門家」と呼ばれています。ですが、実は秘書のいる企業はごく少数で、一般的な企業ではなかなか雇えないのが現状です。秘書がいる企業では上司の仕事をサポートしてくれるので自分の仕事に集中できます。それに対して、秘書がいない企業ではそれができず、仕事の中の細かい庶務まで自分でこなさなければなりません。
「でも元々秘書を雇っていないのだから、それが当たり前として考えているよ」と思う方もいるかと思いますが、実際に秘書をつけると「こんなにも負担が少なくなるのか!」とそのありがたさに気付くのではないでしょうか。
目の前の仕事に集中できるということは、それだけ仕事の精度の向上にも繋がります。秘書は企業にとって欠かせない存在であると言っても過言ではありません。

*レンタルオフィスの秘書サービスはどんな内容

「起業したばかりでとにかく忙しい」「オフィスを留守にすることが多い」など社員だけでは手が回らない状況なのに新たに人を雇うのも難しい、という企業におすすめなのが、レンタルオフィスの秘書サービスです。これは秘書の仕事を代行してくれるサービスで、専属の秘書を雇うよりお得に業務を担ってもらえるという理由で人気を呼んでいます。

【秘書サービスの内容(例)】
・電話応対
会社にかかってきた電話を受け、取り次いでくれます。また、社員の留守中、代理で電話を受けて連絡をくれる場合も。会社の従業員であるかのように受け答えするので、不自然さはありません。

・受付フロント
複数のオフィスが入るビルのエントランスにて来客の受付をし、取り次いでくれます。

・コーヒーサービス
普段の業務中や来客時にオフィスまでコーヒーを届けてくれます。

・清掃、ゴミ回収
オフィスの美化を秘書にお任せ。いつも綺麗なオフィスで働けます。

*利用する前に知っておくべきことは

便利な秘書サービスですが、事前に知っておくべきことをきちんと押さえておくと、よりお得に利用することができます。サービスの料金は賃料に含まれているところもありますが、実際は別途にかかることがほとんどです。料金形態は月極めから必要日のみまでさまざま。毎日の利用が不要な場合は、月極め契約にせず必要な時に依頼すると無駄を省けます。
ただし、電話応対やフロントは受付時間が決まっているので要注意。時間外は社員で対応しましょう。
料金は通常「電話○件まで××円」という内容での契約が多く、超過分は追加料金として加算されます。対応言語が日本語のみかバイリンガルかによっても料金に差がありますので、事前の確認をお忘れなく。